Obtenir ou maintenir la certification Qualiopi exige une préparation rigoureuse et une attention constante aux exigences de conformité. Pour vous aider à ne rien oublier, voici une liste de contrôle Qualiopi complète, conçue par Corinne Mannival, auditrice certifiée AFNOR et fondatrice de Co’Booster Office. Ce guide pratique couvre tous les points critiques pour les prestataires de formation, des documents administratifs aux processus pédagogiques.
Pourquoi une Liste de Contrôle Qualiopi est Essentielle ?
La certification Qualiopi repose sur 7 critères et 32 indicateurs évaluant la qualité de vos formations. Une préparation incomplète entraîne des risques majeurs :
- Rejet de la certification : 35 % des organismes échouent dès le premier audit (France Compétences).
- Perte de temps et d’argent : Jusqu’à 6 mois de retard et 5 000 € de frais supplémentaires.
- Atteinte à la réputation : Les organismes non conformes sont exclus des plateformes publiques.
📌 À noter : Les prestataires de formation accompagnés par un expert voient leur taux de réussite grimper à 90 %.
Liste de Contrôle Qualiopi : Les 5 Étapes Clés
1. Documents Administratifs et Légaux
Assurez-vous que tous les documents obligatoires sont à jour et accessibles :
- Statuts de l’organisme : Certifiés par le greffe du tribunal.
- Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle.
- Preuves de conformité fiscale et sociale : Urssaf, déclarations URSSAF.
- Contrats types de formation : Incluant les droits et obligations des parties.
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2. Gestion du Parcours de l’Apprenant
Le référentiel Qualiopi exige un suivi individualisé et transparent. Vérifiez :
- Fiche d’inscription : Informations complètes (objectifs, prérequis).
- Convention de formation signée : Par l’apprenant et l’organisme.
- Feuilles de présence : Horodatées et signées à chaque session.
- Attestation de fin de formation : Délivrée systématiquement.
📊 Bon à savoir : 80 % des non-conformités concernent l’absence de traçabilité des présences.
3. Compétences et Qualifications des Formateurs
Les auditeurs vérifient l’expertise pédagogique et technique des intervenants. Préparez :
- CV à jour : Avec expériences et diplômes pertinents.
- Attestations de formation : Certifications pédagogiques (ex. : Certificat de Formateur Professionnel).
- Évaluations annuelles : Feedback des apprenants et mises à jour des compétences.
- Référentiel formateur : Liste des compétences requises par thématique.
💡 Exemple : Un client a réduit ses non-conformités de 50 % en créant un référentiel formateur détaillé.
4. Processus Pédagogiques et Supports de Formation
Les prestataires de formation doivent prouver la qualité de leurs contenus :
- Programmes détaillés : Objectifs pédagogiques, durée, méthodes d’apprentissage.
- Supports actualisés : Slides, exercices, études de cas.
- Diversité des méthodes : Présentiel, distanciel, blended learning.
- Évaluation des acquis : Quiz, mises en situation, grilles de notation.
5. Amélioration Continue et Gestion des Réclamations
Qualiopi exige une démarche proactive d’optimisation. Vérifiez :
- Enquêtes de satisfaction : Réalisées après chaque formation (taux de réponse minimum de 30 %).
- Procédure de traitement des réclamations : Délais de réponse, solutions proposées.
- Plan d’action correctif : Documenté et mis à jour trimestriellement.
- Audits internes : Réalisés au moins 1 fois/an.
🚀 Astuce Co’Booster : Utilisez notre modèle de tableau de bord qualité pour piloter vos indicateurs en temps réel.
Tableau Synthétique : Liste de Contrôle Qualiopi
| Catégorie | Documents/Preuves Requis | Conformité (✔️/❌) |
|---|---|---|
| Administratif | Statuts, attestation RC Pro, contrats types | |
| Parcours apprenant | Fiche d’inscription, conventions, présences | |
| Formateurs | CV, attestations, évaluations, référentiel | |
| Pédagogie | Programmes, supports, méthodes d’évaluation | |
| Amélioration continue | Enquêtes, procédures réclamations, audits |
Les 3 Pièges à Éviter Absolument
- Documents éparpillés : Centralisez toutes les preuves dans un dossier unique (cloud ou physique).
- Formateurs non formés : 40 % des échecs viennent de CV incomplets ou obsolètes.
- Oubli des mises à jour : Qualiopi exige une révision annuelle des processus.
Comment Co’Booster Office Simplifie Votre Conformité ?
En tant qu’auditrice Qualiopi certifiée AFNOR, je propose :
- Un audit complet avec rapport personnalisé et priorisation des actions.
- Une checklist interactive : Accès à une plateforme en ligne pour suivre votre progression.
- Un accompagnement pas à pas : De la préparation documentaire à la simulation d’audit.
💼 Témoignage : « Grâce à Co’Booster, nous avons obtenu Qualiopi en 3 mois sans stress ! » – Laurent, dirigeant d’un organisme de formation.
FAQ : Liste de Contrôle Qualiopi
Q1 : Combien de temps conserver les documents ?
→ Minimum 3 ans après la fin de la formation.
Q2 : Les formations intra-entreprise sont-elles concernées ?
→ Oui, les exigences sont identiques.
Q3 : Que faire en cas de document manquant ?
→ Rectifiez avant l’audit ou préparez un plan correctif détaillé.
Conclusion : Votre Succès Qualiopi en Main
Cette liste de contrôle Qualiopi est votre alliée pour anticiper les attentes des auditeurs et garantir la conformité de votre organisme. En structurant votre démarche, vous transformez une obligation en opportunité de croissance.
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