Dans cet article, découvrez comment maîtriser les critères Qualiopi, préparer l’audit et répondre aux exigences pour obtenir cette certification précieuse.
La certification Qualiopi estinstaurée par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018. Elle est devenue incontournable depuis le 1er janvier 2022 pour les prestataires œuvrant au développement des compétences. Elle concerne notamment les organismes de formation (OF), les Centres de Bilans de Compétences (CBC), les prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) et les Centres de Formation d’Apprentis (CFA). Ce label garantit des standards de qualité reconnus pour les formations proposées.
Basée sur un référentiel national qualité, la certification repose sur 7 critères et 32 indicateurs qui évaluent la pertinence des formations pour les apprenants et le marché du travail. Elle est essentielle pour accéder aux financements publics et mutualisés tout en renforçant la crédibilité des organismes.
Maîtriser Les 7 sept critères fondamentaux de qualiopi
La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qualité composé de 7 critères fondamentaux. Chaque critère vise à évaluer un aspect spécifique de la qualité des prestations de formation. Voici une description succincte de chacun :
Critère Qualiopi n°1 – Communiquer sur son offre
Ce critère exige que l’organisme de formation fournisse toutes les informations essentielles sur son offre, incluant le déroulé, le contenu et les résultats attendus. Cela permet aux clients potentiels de comparer les prestataires et de prendre une décision éclairée.
Critère n°2 – Proposer des formations adaptées aux besoins
Ce critère met l’accent sur la nécessité de proposer des formations modulables avec des objectifs individualisés. L’évaluation des compétences opérationnelles doit être réalisée à l’entrée et à la fin du parcours de formation.
Critère n°3 – Accompagner et suivre les apprenants étape par étape
Ce critère garantit que les apprenants soient accompagnés tout au long de leurs parcours. Cela inclut la mise à disposition de documents et de services pour anticiper les difficultés et rassurer les participants.
Maîtriser les Critères Qualiopi : n°4 – Offrir un écosystème favorable aux apprentissages
Ce critère évalue les moyens mis en œuvre pour assurer la réussite des formations, tels que les locaux, le matériel, les ressources et les équipes pédagogiques.
Critère n°5 – Former toute l’équipe pédagogique et administrative
Ce critère exige que l’organisme de formation investisse dans la formation continue de son personnel, incluant les dirigeants, les équipes administratives et pédagogiques.
Critère Qualiopi n°6 – S’investir dans son environnement professionnel
Ce critère vérifie que l’organisme reste informé des évolutions légales, pédagogiques et technologiques. Il inclut également l’accueil des apprenants en situation de handicap et la gestion des sous-traitants.
Maitriser les Critères Qualiopi : n°7 – Être attentif aux retours des apprenants
Ce dernier critère est axé sur l’amélioration continue. Il nécessite de recueillir et de traiter les retours des apprenants, des financeurs et des parties prenantes pour ajuster les prestations.
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Les indicateurs associés à chaque critère qualiopi
Chacun des 7 critères est divisé en indicateurs spécifiques permettant de mesurer concrètement la qualité des prestations. En tout, 32 indicateurs sont répartis entre ces critères.
Ces indicateurs varient selon la catégorie d’action de formation (actions de formation, bilans de compétences, validations des acquis de l’expérience, formations par apprentissage).
Par exemple, le Critère n°1 inclut des indicateurs relatifs à la communication de l’offre de formation. En revanche, le Critère n°4 se concentre sur les moyens mis en œuvre pour garantir la réussite, avec des indicateurs portant sur l’accueil des apprenants en situation de handicap et la gestion des ressources.
Comprendre ces indicateurs est essentiel pour préparer efficacement l’audit de certification Qualiopi et pour garantir que l’organisme de formation répond aux standards de qualité attendus.
Stratégies pour satisfaire aux exigences de chaque critère
Élaboration de processus internes
Pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi, il est essentiel de mettre en place des processus internes solides et bien structurés. Chaque critère du référentiel national qualité (RNQ) requiert une approche méthodique et systématique.
Commencez par définir des objectifs clairs et quantifiables pour chaque formation, conformément au Critère 2 de Qualiopi. Cela signifie concevoir des formations qui répondent aux besoins des apprenants, avec des objectifs opérationnels précis et mesurables.
De plus, assurez-vous de mettre en œuvre un système d’accueil, de suivi et d’évaluation des apprenants, en adéquation avec le Critère 3. Cela inclut des procédures pour informer, accompagner et suivre les apprenants tout au long de leur parcours de formation, tout en anticipant et en résolvant les éventuelles difficultés.
Le Critère 4 insiste sur l’importance d’utiliser des moyens adaptés pour réaliser les prestations. Il est donc essentiel de garantir la qualité et la pertinence des ressources employées, qu’elles soient pédagogiques, techniques ou humaines. Les bénéficiaires doivent pouvoir s’approprier ces ressources sans difficulté.
Enfin, pour le Critère 7, qui porte sur l’amélioration continue, mettez en place une démarche systématique pour recueillir et analyser les retours des parties prenantes. Cela inclut l’utilisation de questionnaires de satisfaction, d’entretiens, et d’autres outils de collecte de feedback, ainsi que la création d’un plan d’amélioration basé sur ces analyses.
Documentation et preuves nécessaires
La documentation et la collecte de preuves jouent un rôle central dans la démonstration de la conformité aux critères de la certification Qualiopi. Chaque indicateur du RNQ nécessite des preuves spécifiques pour valider la mise en œuvre des processus internes.
Par exemple, pour le Critère 1, il est indispensable de fournir des preuves de la transparence et de l’accessibilité des informations concernant vos prestations, comme les délais d’accès et les résultats obtenus. Ces preuves peuvent inclure des documents de communication, des sites web, et des supports pédagogiques clairs et accessibles.
Maîtriser les critères qualiopi : les critères 2 et 7 sur la documentation
Concernant le Critère 2, il est nécessaire de démontrer que vos formations répondent aux besoins des apprenants. Cela peut être fait à travers des cahiers des charges, des tableaux de suivi des objectifs, et des évaluations des compétences à acquérir.
Pour le Critère 7, vous devez collecter et analyser les appréciations et réclamations de manière systématique. Documentez les résultats de ces analyses ainsi que les plans d’amélioration continue, en incluant des tableaux de suivi des actions, des calendriers de mise en œuvre, et des rapports d’avancement.
Utilisez des outils de gestion intégrés, tels que des logiciels de gestion de la formation, pour automatiser les procédures administratives et garantir la conformité aux standards Qualiopi. Ces outils facilitent la collecte et l’analyse des données, tout en simplifiant la mise à jour de la documentation qualité.
Enfin, maintenez une veille réglementaire active pour rester informé des évolutions du cadre normatif et adapter vos pratiques en conséquence. Cela inclut la lecture régulière des guides du RNQ et la participation à des formations continues pour vos équipes pédagogiques et administratives.
Maîtriser les critères qualiopi : La Préparation et le passage de l’audit de certification
Étapes clés de l’audit
La préparation et le passage de l’audit de certification Qualiopi sont des étapes importantes pour obtenir la certification. Voici les étapes clés à suivre :
Auto-diagnostic et évaluation de conformité
Avant de procéder à l’audit, il est essentiel de réaliser un auto-diagnostic pour évaluer la conformité de votre organisme par rapport aux critères et indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Cela permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration nécessaires.
Pré-audit (Audit Blanc)
Un pré-audit, également appelé audit blanc, est une étape recommandée pour simuler l’audit officiel. Cela vous permet d’évaluer votre système de management de la qualité, de repérer les non-conformités et de corriger les faiblesses avant l’audit initial. Le pré-audit se conclut par un rapport détaillé des non-conformités détectées, ce qui vous aide à ajuster vos pratiques.
Documentation et préparation des preuves
Assurez-vous de documenter l’ensemble de vos processus et de préparer les preuves nécessaires pour chaque indicateur du RNQ. Un système documentaire rigoureux, idéalement numérique, doit être mis en place pour garantir la traçabilité et la rapidité de récupération des documents. Utilisez des logiciels de gestion spécialisés pour automatiser cette gestion documentaire.
Briefing de l’équipe et organisation logistique
Briefez votre équipe sur le déroulement de la journée d’audit et désignez un référent qualité pour coordonner les échanges. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent leur rôle et soient prêts à répondre aux questions de l’auditeur. Préparez également un espace dédié pour accueillir l’auditeur et faciliter les échanges.
Déroulement de l’audit
Le jour de l’audit, l’auditeur présentera le plan d’audit détaillé et examinera directement vos documents et modalités de fonctionnement. Il vérifiera que votre organisme respecte le référentiel Qualiopi en situation de travail réel. Restez précis dans vos justifications et prenez le temps nécessaire pour apporter les preuves demandées.
Conseils pour réussir l’audit
Pour maximiser vos chances de réussir l’audit Qualiopi, voici quelques conseils essentiels :
Choisissez votre auditeur avec soin
Sélectionnez un auditeur accrédité par le Cofrac et inscrit sur la liste publique des organismes certificateurs reconnus par France compétences. Cela garantit un haut niveau de confiance, de fiabilité et d’impartialité.
Restez calme et précis
Ne vous précipitez pas lorsqu’on vous pose une question ou qu’on vous demande une pièce justificative. Prenez le temps de vérifier que vous apportez le bon justificatif et demandez des précisions si nécessaire. Cela évite d’apporter des preuves complémentaires non prévues et facilite la concentration de l’auditeur.
Engagez votre personnel
L’engagement de votre personnel est essentiel pour la réussite de l’audit. Assurez-vous que chacun comprenne bien son rôle et puisse répondre calmement à toutes les questions de l’auditeur. Une équipe bien préparée et motivée renforce la confiance des auditeurs et des clients.
Utilisez des outils de gestion spécialisés
Utilisez des logiciels de gestion adaptés à la certification Qualiopi pour automatiser vos processus, retrouver efficacement vos preuves et assurer leur traçabilité. Ces outils facilitent la gestion documentaire et améliorent la préparation à l’audit.
Plan d’actions et amélioration continue
Identifiez les risques de non-conformité et les points de vigilance par indicateur et préparez un plan d’actions pour la mise en conformité et l’amélioration continue de vos processus. Cela garantit que vous soyez constamment alignés sur les critères attendus et que vous maximisiez vos chances de réussir l’audit.
Maîtriser les critères qualiopi : Ce qu’il faut retenir
Obtenir la certification Qualiopi est une étape essentielle pour tout organisme de formation souhaitant démontrer son engagement envers l’excellence éducative et accéder aux financements publics ou mutualisés. Cette certification repose sur un référentiel national qualité, composé de 7 critères et 32 indicateurs, garantissant la qualité des prestations de formation et renforçant la crédibilité des organismes.
En maîtrisant la structure des critères Qualiopi, en élaborant des processus internes solides et en se préparant minutieusement à l’audit, vous pouvez optimiser vos chances de succès. La certification Qualiopi ne se limite pas à une exigence légale; elle représente un véritable marqueur de qualité qui attire les apprenants, les partenaires, et améliore la réputation de votre organisme.
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FAQ
Quels sont les critères du Qualiopi ?
Les critères de la certification Qualiopi se divisent en 7 grandes catégories :
- Information du public : Transparence et accessibilité des informations sur les prestations de formation.
- Objectif et adaptation des prestations : Adaptation des formations aux besoins des bénéficiaires et définition d’objectifs clairs et évaluables.
- Accueil, suivi et évaluation du public : Processus d’accueil, de suivi et d’évaluation des apprenants.
- Adéquation des moyens : Qualité et pertinence des ressources employées pour les prestations de formation.
- Qualification des personnels chargés de la prestation : Compétences et qualifications des personnels impliqués.
- Environnement professionnel : Conditions de travail et environnement professionnel des apprenants.
- Amélioration continue : Recueil, traitement et évolution des actions pour une amélioration constante.
Quelles sont les exigences de Qualiopi ?
Les exigences de la certification Qualiopi reposent sur 7 critères principaux, déclinés en 32 indicateurs. Voici les aspects couverts :
- Information au public : Transparence et accessibilité des informations sur les formations.
- Objectifs et adaptation des prestations : Adaptation des formations aux besoins des apprenants et définition d’objectifs clairs et mesurables.
- Accueil, suivi et évaluation du public : Accompagnement et suivi des apprenants tout au long de leur parcours.
- Adéquation des moyens : Pertinence et qualité des ressources mobilisées pour les formations.
- Formation de l’équipe pédagogique et administrative : Formation continue des équipes pour garantir un haut niveau de compétence.
- Environnement professionnel : Favoriser un cadre propice aux apprentissages et à l’épanouissement des apprenants.
- Amélioration continue : Recueil, traitement et évolution des processus pour garantir une amélioration constante.
Quels sont les prérequis pour obtenir un Qualiopi ?
Pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de remplir les prérequis suivants :
- Être une personne physique ou morale avec une raison sociale et un numéro SIRET.
- Fournir un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA) délivré par la DREETS.
- Avoir déjà dispensé au moins une formation et être capable de fournir des preuves de cette activité.
Quels sont les critères de qualité ?
Les critères de qualité servent à évaluer la qualification et les propositions des cocontractants. Ils incluent :
- Capacité de production et plan d’affaires.
- Stabilité de l’entreprise et expérience des experts.
- Pertinence des projets par rapport au développement durable.
- Fonctionnalité et durabilité des projets réalisés.
- Qualité esthétique et impact visuel des interventions dans l’espace.
Nous espérons que cet article vous été utile. Profitez d’un diagnostic gratuit de 30 minutes pour personnaliser cette checklist et identifier vos risques.
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