Vous avez pour projet de certifier qualiopi votre organisme de formation ? Vous ne savez pas par quoi commencer tellement les informations collectées de part et d’autres ne sont pas concordantes ? Dans ce guide, vous découvrirez dans l’ordre les différentes étapes de la procédure qualiopi.
Prérequis pour certifier qualiopi un organisme de formation
D’entrée de jeu, il est important de savoir qui est concerné par la certification qualiopi. En effet, la certification qualiopi concerne les Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences (OPAC) définis par l’Article L6316-1 du code de travail. Parmi ces prestataires, on dénombre les Organismes de Formation (OF), les Centres de Bilans et de Compétences (CBC), les Centres de Formation par Apprentissage (CFA), les Centre de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).
Ces OPAC peuvent être financés par différents dispositifs à travers la certification qualiopi. Parmi ces fonds, il y a les fonds de développement pour l’insertion professionnelle des handicapés, les aides des régions, l’Etat, la Caisse des dépôts et consignations et le Pôle emploi devenu France Emploi.
Procédure qualiopi : l’étape de l’audit de certification
Maintenant que nous avons clarifié les prérequis et les acteurs concernés par la certification qualiopi, nous allons démarrer par la première étape. Il s’agit de l’étape de l’audit de certification. Vous devrez faire la demande de cet audit en prenant le soin au prélable de faire une revue administrative de votre dossier. La préparation de votre dossier qualiopi peut s’avérer complexe car il faut apprendre à lire et comprendre les 7 critères & 32 indicateurs du référentiel national de qualité.
De plus, il faut vous assurer que les procédures de votre structure respectent ces exigences. Toutes ces actions peuvent prendre du temps et il n’est pas évident de vous en sortir tout seul. Avec Cobooster Office, vous pourrez recevoir clé en main votre dossier administratif et faire la demande de votre audit de certification en toute sérénité.
Quelles informations dois-je fournir pour faire la demande de l’audit de certification qualiopi ?
Dans le but de constituer votre dossier administratif qualiopi, il faudra fournir les informations telles que :
- le numéro SIREN ;
- le statut juridique de votre structure ;
- l’organigramme de votre société ;
- les détails sur les activités de votre structures ;
- et bien d’autres détails qui peuvent s’avérer nécessaires…
Procédure qualiopi : réaliser un audit blanc (facultatif)
Dans le processus de certification qualiopi, vous pouvez décider de réaliser un audit blanc (en interne). C’est un choix qui vous revient si vous pensez passer cet examen avant le Jour J. Certains organismes font ce choix pour se confronter eux-mêmes à la réalité afin de faire le bilan sur les éventuelles non-conformités. En effet, l’audit de certification à venir peut être source d’inquiétude et de stress. L’objectif est de créer les conditions similiaires à un audit de certification réel.
Les différents audits qualiopi
On distingue 3 audits en ce qui concerne la certification qualiopi. Découvrez ci-dessous les différents audits et à quel moment ils interviennnent.
Qualiopi : l’audit initial
Cet audit initial concerne le nouvel entrant. On désigne par nouvel entrant la structure candidate à la certification qualiopi pour la première fois. Il est réalisé par un auditeur qui analyse les procédures de votre structure. Le but de l’audit initial est de déterminer si votre organisme respecte les critères définis dans le repertoire national qualité. La finalité de cet audit initial est de vous délivrer la certification qualiopi.
L’audit de surveillance qualiopi
La certification qualiopi dure 3 ans après sa délivrance. L’audit de surveillance intervient à mi-parcours de la durée des 3 ans. Il permet de vérifier que la structure continue de respecter et d’appliquer le référentiel national qualité, dans sa version en vigueur. Cet audit s’effectue entre le 14 ème et le 22 ème mois après l’obtention de la certification qualiopi. Contrairement à l’audit initial, l’audit de surveillance peut s’effectuer à distance sauf dans certains cas de figure.
L’objectif de cet audit qualiopi, est de conserver votre certificat à la fin du cycle des 3 ans. Tout comme lors de l’audit initial, vous devrez préparer à nouveau votre dossier qualiopi en y intégrant les changements que vous aurez connus dans votre structure. Il pourrait s’agir de votre dernier bilan pédagogique et financier, une nouvelle description de vos prestations et de votre organigramme.
L’audit de renouvellement qualiopi
Obtenir la certification qualiopi pour votre organisme de formation, c’est bien, mais c’est encore mieux de la conserver. Après l’audit initial et l’audit de surveillance, cette étape de la procédure qualiopi vous permet de renouveler votre engagement à respecter les critères du référentiel national de qualité. Pour renouveler votre certification, vous devrez planifier l’audit de renouvellement avant l’échéance de celle-ci. Cet audit se réalise sur site tout comme l’audit initial. Le même nombre d’indicateurs appliqués lors de l’audit initial est également scruté pendant cet audit de renouvellement.
Par ailleurs, il est recommandé d’effectuer cet audit 4 mois avant l’expiration de votre certification. Vous fournirez à l’auditeur les documents habituels comme la SIREN, votre organigramme actualisé, une description de vos prestations, votre dernier bilan pédagogique et financier entre autres. En somme, il faut déclarer tous les changements survenus dans votre organisme. Cet audit vous donne par ailleurs la possibilité d’étendre la ou les catégorie(e) couverte(s) par votre certification qualiopi.
Procédure qualiopi : Comment bénéficier de l’accompagner de Co’Booster Office
Vous avez sans doute compris : la préparation de votre dossier administratif peut être source de tension et de stress. Nous vous comprenons tant les procédures du référentiel national de qualité peuvent s’avérer difficiles à comprendre. Rien que la lecture des critères et indicateurs peut donner le tournis au commun des mortels.
Le proverbe <<chacun son métier, les vaches seront bien gardées>> prend tout son sens à ce niveau. Nous avons ainsi pensé à vous et nous vous proposons de constituer pour vous votre dossier qualiopi. Vous n’aurez plus qu’à recevoir l’auditeur et bien sûr bénéficier de notre assistance avant, pendant et après l’audit.
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