Votre organisme de formation est certifié Qualiopi depuis quelques mois et l’audit de surveillance approche. Vous vous posez des questions sur son déroulement et les règles de vigilance à surveiller ? Dans cet article, vous découvrirez en quoi consiste cet audit de surveillance.
Audit de surveillance Qualiopi : quel est l’objectif de cet audit ?
L’objectif est de s’assurer que les critères du référentiel national de qualité, mis en place lors de la certification, sont respectés. Les auditeurs doivent vérifier le respect et l’application des critères qualité selon la version du référentiel national de qualité en vigueur. L’arrêté du 30 Mai 2023 précise les points en matière de surveillance.
L’audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, en vérifiant, le cas échéant, la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d’actions pour traiter les non-conformités détectées lors de l’audit de surveillance précédent.
Le but pour l’organisme de formation est de conserver son certificat. Il faut noter que l’organisme de formation peut prendre l’initiative de demander l’audit de surveillance.
Quels sont les indicateurs faisant l’objet de revue ?
Selon l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national, voici les indicateurs qui feront l’objet de revues :
- les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place ;
- les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures, applicables à l’organisme audité ;
- les indicateurs 1,17,19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail ;
- pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.
Quand se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?
Il survient à mi-parcours de la certification : au bout de 18 mois après la délivrance ou le renouvellement du certificat. L’organisme de formation peut prendre l’initiative pour planifier l’audit de surveillance.
Où se déroule l’audit de surveillance ?
Dans la plupart des cas, l’audit Qualiopi est réalisé à distance. Il se fait dans les locaux de l’organisme à auditer dans certains cas, notamment :
- signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
- résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
- pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités ;
- à la demande de l’organisme audité.
Audit Qualiopi : la durée de l’audit de surveillance
Elle correspond à la moitié de la durée mise lors de votre précédent audit. Par exemple, si votre dernier audit de certification a pris une journée, celui de la surveillance ne prendra qu’une demi-journée. Ce processus se déroule en plusieurs étapes : la phase préparatoire, une visite d’audit et enfin la rédaction du rapport d’audit.
Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance. Toute fausse déclaration peut entraîner le retrait de la certification à l’issue d’une procédure contradictoire.
L’organisme certificateur établit et communique un plan d’audit à l’organisme audité. Ce plan détermine le périmètre de l’audit, les noms des personnes à entendre en entretien et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.
Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?
Avant l’audit, l’organisme certificateur collecte auprès du prestataire :
- les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites ;
- une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis l’obtention de la certification, précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme a réalisé des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il a confié la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il est intervenu pour le compte d’un autre organisme de formation ;
- le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire, en vue de déterminer la durée de l’audit.
L’audit de renouvellement donne lieu à l’obtention d’un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat.
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