La certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les organismes français de la formation professionnelle. En effet, depuis le 1er janvier 2022, cette qualification devra être obtenue pour bénéficier de financements ou de cofinancements publics. Pour obtenir cette accréditation, les organismes doivent répondre à des critères stricts et présenter une série de documents obligatoires. Cet article fait le point sur le sujet qualiopi documents obligatoires.
Qualiopi documents obligatoires : Le Référentiel National Qualité (RNQ)
Le RNQ (Référentiel National Qualité) est la base de tout le processus de la certification Qualiopi. Il s’agit en effet, d’un document élaboré par la Commission française d’accréditation (Cofrac) en concertation avec les acteurs du secteur de la formation professionnelle. Le RNQ définit les critères et indicateurs qu’un organisme de formation doit respecter pour être accrédité, en mettant l’accent sur la qualité des services fournis.
Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
À cet effet, l’organisme de formation se doit de :
- Définir précisément les objectifs des prestations proposées
L’organisme formateur doit définir clairement les objectifs du cours de formation. Cela signifie qu’il faut préciser exactement les compétences et les connaissances que les apprenants acquerront à la fin de la formation. Cette transparence permettra aux futurs apprenants de faire un choix éclairé.
- Adapter ses prestations aux publics bénéficiaires
Le RNQ exige que les besoins spécifiques du groupe cible soient pris en compte dès la phase de conception. Ainsi, le RNQ encourage une approche pédagogique individualisée pour améliorer l’efficacité des cours de formation.
- Rendre la prestation accessible aux personnes en situation de handicap
La certification Qualiopi vise également à garantir l’accessibilité des formations aux personnes handicapées. Les organismes doivent ainsi mettre en place des systèmes et des ressources appropriés pour garantir une participation équitable de leur public.
Identification et prise en compte des besoins du public bénéficiaire
Ici, il s’agit de :
- Recueillir et de prendre en compte des appréciations et des réclamations des parties prenantes
Cette partie du RNQ encourage les organismes à mettre en place un système de retour d’information permanent. En recueillant les commentaires et les plaintes, il est possible d’ajuster les services en fonction de l’expérience acquise et de promouvoir l’amélioration continue de la qualité.
- Accessibilité des prestations aux personnes en situation de handicap
Cette section souligne à nouveau l’importance de l’accessibilité et la nécessité d’adapter les procédures d’acceptation, de soutien, de suivi et d’évaluation aux besoins spécifiques des personnes handicapées.
Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations proposées, aux modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
Cette section comprend :
- Adaptation aux publics bénéficiaires lors de la réalisation des prestations
Le RNQ encourage chaque organisme à être flexible dans la mise en œuvre de leurs prestations. Cette adaptation doit se faire en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des bénéficiaires et aux changements éventuels.
- Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre
Cette section se concentre sur les ressources allouées par l’organisme pour garantir la qualité du cours de formation. Il s’agit notamment du matériel pédagogique, des installations, des compétences des formateurs et de la mise en place d’un environnement propice à l’apprentissage.
En résumé, le RNQ conduit les organismes d’apprentissage vers l’excellence en fixant des normes claires et exigeantes. En promouvant une approche centrée sur l’apprenant, ces normes doivent être bien comprises et rigoureusement appliquées afin d’obtenir la certification Qualiopi et de garantir des services de qualité.
Qualiopi documents obligatoires : Les documents administratifs
Pour obtenir l’accréditation Qualiopi, en plus du RNQ, les organismes de formation doivent fournir un certain nombre de documents administratifs.
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Le BPF est un document important qui décrit les activités de l’organisme de formation au cours de l’année. Il doit être à jour et approuvé par l’auditeur. Il permet aussi à l’organisme d’évaluer sa santé financière et de s’assurer qu’il dispose des ressources nécessaires pour fournir des services de qualité.
Le programme pédagogique
Le programme de formation décrit en détail le contenu du cours proposé, les méthodes d’enseignement utilisées, les objectifs et les méthodes d’évaluation. Il doit répondre aux attentes du public cible et respecter les principes énoncés dans le RNQ.
Qualiopi documents obligatoires : Les contrats et conventions
Les contrats et les accords signés avec les partenaires, les formateurs et les clients font partie du dossier Qualiopi documents obligatoires. Ces documents démontrent l’engagement de l’organisme à fournir des services de qualité et garantissent la traçabilité des relations contractuelles.
Les règlements intérieurs et les procédures qualité
Les organismes doivent élaborer des règles internes décrivant les droits et les responsabilités des parties concernées et des procédures de contrôle de la qualité détaillant les différentes étapes de la prestation de services.
Les outils de suivi et d’évaluation
L’évaluation continue est un élément important de la certification Qualiopi. Les organisations doivent mettre en place des outils pour suivre et évaluer la satisfaction des bénéficiaires, des formateurs et des partenaires. Ces outils peuvent être des questionnaires, des entretiens ou d’autres méthodes adaptées aux activités de l’organisation.
Les documents de traçabilité
La traçabilité est un principe fondamental de la certification Qualiopi. Les organismes doivent être en mesure de retracer l’ensemble du processus de formation, depuis la conception de la formation jusqu’à son évaluation finale. Cela implique de conserver des traces de la présence des bénéficiaires, des ajustements effectués, des évaluations intermédiaires, etc.
Qualiopi documents obligatoires : Les résultats des évaluations externes
Ils doivent également présenter les résultats d’une évaluation externe réalisée par un organisme accrédité par le Cofrac (Commission française d’accréditation). Ces évaluations garantissent le respect des exigences du RNQ.
En conclusion, l’accréditation Qualiopi exige des organismes de formation qu’ils présentent un ensemble de documents prouvant leur engagement en faveur de la qualité des services qu’ils fournissent. Ces documents vont du règlement intérieur aux résultats des évaluations externes et permettent d’assurer la transparence, la traçabilité et la qualité des actions de formation. Une préparation et une mise à jour rigoureuses des documents obligatoires est essentielle pour obtenir et conserver la certification.
